Vorteile digitaler Eintrittskarten

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Wenn man als Verein oder Veranstalter von kleinen Veranstaltungen eine Veranstaltung planen muss, stellt man sich zwangsläufig irgendwann die Frage, wie die Eintrittskarten erstellt und verwaltet werden können.

Die Möglichkeiten der Eintittskartenerstellung sind heutzutage zahlreich vorhanden und es gibt in der Praxis viele "Eigenkreationen" die mehr oder weniger praxistauglich sind. Neben großen Ticketsystemen bei denen man tickets Online erstellen und vertreiben kann, werden, gerade bei kleineren Veranstaltungen, die Veranstallter:innnen kreativ. Eine sehr häufig verwendete Möglichkeit ist das "Designen" der Karten in Word. Diese können dann direkt selbst ausgedruckt werden. Oft werden hier die Verkäufe in einer Tabelle gepflegt um den Überblick nicht zu verlieren.

Auch wenn diese Art Eintrittskarten zu erstellen einfach und kostengünstig ist, ergeben sich daraus für den Veranstaltenden einige Probleme welche mit händischem Aufwand verbunden sind. Beispielsweise stellen sich Fragen wie der Vertrieb der Tickets organisiert werden soll und wie das Einlassmanagement durchgeführt wird.

Beim Vertrieb werden die Eintrittskarten oft bei bekannten Stellen im Ort hinterlegt wo sie dann von Gästen gekauft werden können. Dies führt allerdings dazu, dass der Veranstaltende kaum einen Überblick über den aktuellen Stand der Verkäufe hat und persönlich bei den Verkaufsstellen nachfragen muss. Ebenso können die Käufer der Eintrittskarten nicht direkt erreicht werden, da keine Kontaktdaten wie E-Mail Adresse oder Telefonnummer bekannt sind. Die Gäste sind somit für den Veranstaltenden anonym.

Ähnliche Probleme entstehen beim Einlass zur Veranstaltung. Da die Eintrittskarten in Word erstellt wurden und somit, theoretisch, von jedem kopiert werden könnten, sind diese anfällig für betrug. Auch wenn wir natürlich im guten Glauben nicht davon ausgehen wollen, die Möglichkeit dafür besteht.

Digitale Eintrittskarten erstellen

Um diese, und weitere, Probleme für Veranstalter zu lösen habe ich easy-tickets.app entwickelt. Damit lassen sich digitale Eintrittskarten erstellen und verwalten. Auch wenn hier von digitalen Eintrittskarten die Rede ist, lassen sich diese ebenfalls komfortabel ausdrucken ohne die Nachteile der selbst erstellen Eintrittskarten zu haben.

easy-tickets.app wurde speziell für kleinere Veranstaltungen konzipiert und unterstützt das erstellen sowie den Vertrieb von Eintrittskarten als auch das Einlassmanagement.

Eintrittskarten werden hier nicht im Vorfeld erstellt, sondern genau dann wenn sie gebraucht werden. Nämlich dann wenn ein Gast Eintrittskarten reserviert. Hierfür hat jede Veranstaltung eine Vorverkaufsseite (VVK-Online) auf der Gäste ihre Eintrittskarten bequem auswählen und reservieren können. Dabei hat der Veranstaltende jederzeit einen genauen Überblick über die reservierten Eintrittskarten und kann diese verwalten, als bezahlt kennzeichnen und direkt an die Gäste per E-Mail versenden. Darüber hinaus können auch alle Eintrittskarten als Gästeliste exportiert oder ausgedruckt werden.

Jede digitale Eintrittskarte beinhaltet eine eindeutige identifikations Nummer und einen QR-Code und ist somit fälschungssicher. Beim Einlass können die Eintrittskarten mit einem Smartphone und unserem integrierten QR-Scanner gescannt werden. Dabei kann jede Eintrittskarte nur einmal verwendet werden. Dadurch kann der Einlass reibungslos, auch von mehreren Personen parallel, durchgeführt werden. Alle Daten stehen direkt in der Anwendung zur Verfügung.

Somit behalten die Verantwortlichen immer den Überblick über die Anzahl der ausgestellten Eintrittskarten, die Einnahmen, den Zahlungsstand sowie die tatsächlich anwesenden Gäste am Veranstaltungstag.

Wenn du in Zukunft deine Eintrittskarten digital erstellen möchtest, dann erfährst du alles über die ersten Schritte mit https://easy-tickets.app auf der Startseite.