Das Planen und Organisieren einer Veranstaltung ist eine komplexe Angelegenheit welche Vereine und kleinere Veranstalter stark fordert. Soll eine Veranstaltung ein Erfolg werden, dann müssen viele Dinge reibungslos funktionieren.
Veranstalter:innen müssen bei der Planung auch an das Einlassmanagement denken sowie auch das Marketing für die Veranstaltung in Gang bringen und dabei idealerweise den Vertrieb der Eintrittskarten integrieren.
In diesem Artikel werden wir uns die grundlegenden Möglichkeiten zum Erstellen von Eintrittskarten für Veranstaltungen ansehen.
Dieser Artikel ist ein Teil einer Reihe von Artikel zum Thema "Eintrittskarten erstellen und Vertreiben"
Welche Möglichkeiten haben Veranstalter:innen Eintrittskarten zu erstellen?
Event-Veranstalter:innen haben grundsätzlich eine Vielzahl von Möglichkeiten, Eintrittskarten zu erstellen. Dabei bietet jede Möglichkeit sowohl Vorteile als auch Nachteile. Grundsätzlich gibt es jedoch kein falsch oder richtig. Veranstalter:innen müssen die sie passende Methode finden. Diese muss sich neben Budget und Veranstaltungsgröße
auch daran orientieren, wieviel Zeit in das Verwalten der Eintrittskarten gesteckt werden kann. Schauen wir uns nachfolgend die vier möglichen Wege, Eintrittskarten zu erstellen, an.
Einlass ohne Eintrittskarten
Die einfachste und gleichzeitig am wenigsten empfehlenswerte Art Eintrittskarten zu organisieren ist, überhaupt keine Eintrittskarten zu erstellen sondern den Einlass über eine Abendkasse zu organisieren. Dabei können Gäste direkt am Veranstaltungstag vor Ort am Einlass den Eintritt bezahlen und werden direkt eingelassen. Dies hat den entscheidenden Nachteil, dass Gäste aufgrund von Platzmangel evtl. nicht eingelassen werden können und somit leer ausgehen. Dies kann zum Imageverlust der Veranstaltung führen, was sich negativ auf zukünftige Veranstaltungen auswirken kann.
Auch eine erweiterte Form davon, das Führen einer Gästeliste hat die gleichen negativen Konsequenzen und ist zudem zeitaufwändig und fehleranfällig.
Eintrittskarten selbst gestalten und drucken
Um diese Nachteile zu umgehen, müssen also Eintrittskarten erstellt und im Vorfeld an die Gäste vertrieben werden. Dabei können die Eintrittskarten selbst gestaltet werden, z.B. in Microsoft Word, einem Bildbearbeitungsprogramm oder mit Hilfe einer Vorlage aus dem Internet. Veranstalter:innen können dann die gestalteten Eintrittskarten selbst drucken oder bei einem externen Dienstleister in Auftrag geben.
Online Druckservices nutzen
Das Erstellen und Drucken (lassen) von Eintrittskarten über Druckportale hat einige entscheidende Vorteile gegenüber den selbst gestalteten und gedruckten Eintrittskarten. Zum einen können die von den meisten Portalen angebotenen Vorlagen für das Erstellen genutzt werde, was, gerade für technisch unversierte Nutzer eine erhebliche Erleichterung darstellt. Zudem ist die Druckqualität der Eintrittskarten erheblich besser gegenüber den selbst gedruckten Eintrittskarten. Ein weiterer Vorteil ist, dass die meisten Druckportale eine Option anbieten die Eintrittskarten mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Dies erleichtert die Zuordnung der Eintrittskarten wenn eine Gästeliste am Eingang vorliegt. Mit nummerierten Eintrittskarten kann aber auch durch abstreichen der Nummer beim Einlass einem potentiellen Betrug vorgebeugt werden.
Eintrittskarten über ein Ticketsystem erstellen
Neben den klassischen bzw. papierbasierten Möglichkeiten Eintrittskarten zu erstellen gibt es auch den digitalen Weg über ein Ticketsystem. Dabei werden die Eintrittskarten nicht vorab erstellt und gedruckt, sondern genau dann wenn ein Gast eine Eintrittskarte erwirbt. Neben dem Erstellen der Eintrittskarten übernehmen Ticketsysteme aber noch weitere Funktionen welche den/die Veranstalter:in bei der Organisation unterstützen und helfen den Überblick zu behalten.
Ticketsysteme verwalten neben den Eintrittskarten auch die Gästeliste und bieten meist auch Lösungen die Eintrittskarten zu vertreiben. Ebenfalls können sie Veranstalter:innen beim Einlassmanagement unterstützen, da sich mit digital erstellten Eintrittskarten auch Einlasslösungen realisieren lassen. Dabei kann ein QR-Code auf den Eintrittskarten aufgebracht werden welcher dann beim Einlass gescannt wird.
Passend dazu gehe ich in dem folgenden Artikel näher darauf ein warum man Eintrittskarten online erstellen sollte.
Eintrittskarten online erstellen und vertreiben
Fazit
Grundsätzlich können wir zwischen dem vorab Erstellen von Eintrittskarten durch Gestalten und Drucken sowie dem Erstellen von Eintrittskarten bei Bedarf mithilfe eines Ticketsystems unterscheiden. Wobei das letztere entscheidende Vorteile aufweist. Es müssen z.B. keine Eintrittskarten gedruckt werden welche dann unter Umständen nicht abgesetzt werden können und somit weggeworfen werden müssen. Darüber hinaus haben Veranstalter:innen einen besseren Überblick über die abgesetzten Eintrittskarten und können den Einlass optimieren.
Digitale Eintrittskarten online erstellen, vertreiben und verwalten.
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